Über die Jahre kann sich ein ganz schöner Berg an Kontoauszügen ansammeln. Wenn der Ordner mal wieder überquillt, wäre das eigentlich ein guter Moment, einen Großteil davon zu entsorgen. Viele Bankkunden fragen sich allerdings: Wie lange muss man Kontoauszüge aufheben? Und muss ich das überhaupt? Eigentlich gibt es für Privatleute keine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge, trotzdem ist es unter Umständen sinnvoll, sie eine Zeit lang zu archivieren.
1. Diese Unterlagen sollten Sie aufheben
Seit August 2004 müssen Privatpersonen Rechnungen nebst entsprechenden Zahlungsnachweisen über Handwerks- oder Dienstleistungen rund um Grundstücke und Haus oder Wohnung zwei Jahre lang vorweisen können. Unter Umständen möchte der Fiskus nachprüfen, ob die Umsatzsteuer vom Handwerksunternehmen richtig ausgewiesen wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes). Die Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge beginnt am Ende jedes Kalenderjahres. Vermieter müssen solche Belege 10 Jahre lang aufheben.
2. Das Steuerrecht erfordert Belege
Ein Gärtner oder eine Haushaltshilfe sind eine große Entlastung im Alltag. Wer die Ausgaben im Rahmen der haushaltsnahen Dienstleistungen bei der Einkommenssteuer absetzen möchte, muss die Kontoauszüge so lange aufbewahren, bis der Steuerbescheid eingegangen und die Einspruchsfrist verstrichen ist. Achten Sie darauf: Das Finanzamt erkennt nur Überweisungen von Ihrem Konto an. Barzahlungen können Sie steuerlich nicht absetzen.
3. Für Besserverdiener gelten andere Fristen
Alle Arbeitnehmer, die in Deutschland mehr als 500.000 Euro verdienen, gelten als Viel- bzw. Besserverdiener. Für diese Privatpersonen gilt eine gesonderte Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge. Bis zu 6 Jahre lang dürfen sie diese nicht entsorgen. Für alle Personen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, gelten sogar Fristen von 10 Jahren.
4. Auch für Geringverdiener lohnt sich die Aufbewahrung
Setzen Sie auf Sicherheit bei Geldgeschäften? Dann lohnt es sich für Sie, die Bankbelege einige Jahre freiwillig aufzuheben. Größere Anschaffungen und Investitionen lassen sich mithilfe von Kontoauszügen leicht belegen, ohne dass Zweifel über die Zahlung aufkommen können. Im besten Fall haben Sie Rechnung und Kontoauszug parat. Damit Sie die Kontoauszüge nicht bis in alle Ewigkeit aufheben müssen, können Sie sich nach der gesetzlichen Verjährungsfrist richten. Sie bietet einen guten Orientierungspunkt für die Aufbewahrungsdauer. Gerechnet wird ab dem Ende jedes Kalenderjahres, in dem die Zahlung getätigt wurde. Grundsätzlich umfasst sie 3 Jahre.
5. Mietzahlungen mit Kontoauszügen nachweisen
In jedem Haushalt gibt es auch Posten, die sich nicht mit Rechnung nachweisen lassen. Dazu gehören die Zahlungen an den Vermieter genauso wie Abschläge für Strom, Gas oder Telefon. Alle regelmäßigen Ausgaben lassen sich mit einem Kontoauszug nachweisen. Seit dem 1. Januar 2002 gilt, dass regelmäßige Zahlungen 4 Jahre lang mit einem Kontoauszug als Nachweis belegt werden können. Bei einmaligen Zahlungen gelten 2 Jahre. Eine Aufbewahrungspflicht gibt es nach dem Gesetz nicht. Vielmehr müssen die Vermieter, die bei der Steuer anders gestellt sind, ihre Einnahmen nachweisen. Wenn Sie als Mieter alle Mietzahlungen lückenlos nachweisen müssen, kommen archivierte Kontoauszüge Sie am günstigsten.
6. Kontoauszüge bei der Beantragung von Sozialleistungen
Jeder kann mal in die Situation kommen, dass er Sozialleistungen bei den zuständigen Behörden beantragen muss. In der Regel verlangen die meisten Städte und Gemeinden bei dem Erstantrag auf Arbeitslosengeld II, dass die Kontoauszüge der letzten drei Monate vorgelegt werden. Damit soll der Antragssteller beweisen, dass er keinen Sozialbetrug begeht, beispielsweise durch vorhandenes Vermögen oder andere Einzahlungen. Manche verlangen auch bei Wiederholungsanträgen wieder Einsicht in die Kontoauszüge. Von Datenschutzbeauftragten wird diese Vorgehensweise kritisiert.
7. Kontoauszüge richtig aufbewahren
Kontoauszüge sind steuerrelevante Dokumente, die gut aufbewahrt werden müssen, damit sie gegebenenfalls vorzeigbar sind. In der Regel bestehen sie aus speziellem, dokumentenechtem Thermopapier. Um sie zu bedrucken, werden meistens Druckverfahren angewandt, die eine Lesbarkeit der Ausdrucke über mehrere Jahre möglich machen. Am besten bewahren Sie Ihre Kontoauszüge geordnet nach Auszugsnummer in einem Ordner auf. So bleiben die am besten vor papierschädigenden Einflüssen geschützt.
8. Elektronischer Kontoauszüge als Nachweis
Immer mehr Bankkunden nutzen die Vorzüge des Online-Bankings. Der schnelle Zugriff von überall auf das eigene Konto macht es attraktiv. Auch der elektronische Kontoauszug hat seine Vorteile gegenüber der Papierform. Er lässt sich jederzeit abrufen und benötigt keinen Platz im Hefter. Im Juli 2014 hat das Bundesministerium für Finanzen erklärt, dass die elektronischen Kontoauszüge ebenfalls als Zahlungsnachweise anerkannt werden – unter der Bedingung, dass der Kontoinhaber vorher die Richtigkeit des Dokuments geprüft hat. Ein von der Bank erhaltenes, unangetastetes PDF-Dokument reicht demnach als Nachweis aus.
Elektronische Kontoauszüge müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Aber keine Angst: In der Regel müssen Sie nicht alle elektronischen Kontoauszüge der letzten Jahre auf Ihrem Rechner speichern. Banken und Sparkassen wie die Nassauische Sparkasse bieten optional das Elektronische Postfach im Online-Banking an, in dem die elektronischen Belege über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden können. Fragen Sie allerdings beim Finanzinstitut nach, wie lange es die Kontoauszüge digital aufbewahrt, damit Sie sie im Zweifel rechtzeitig auf Ihrem Computer archivieren können.
9. Verlorene Kontoauszüge bei der Bank anfordern
Sie finden einen Kontoauszug nicht mehr? Das muss Sie nicht beunruhigen. Als Online-Banking-Kunde können Sie sich die Auszüge mehrere Jahre anzeigen lassen und selbst ausdrucken. Benötigen Sie einen Kontoauszug auf Papier, können Sie diesen auch beim Finanzinstitut anfordern. 10 Jahre heben Banken und Sparkassen Kontoauszüge auf. Allerdings fallen für diesen Dienst Kosten an.
10. Kontoauszüge bewusst entsorgen
Ausmisten gibt einem auch bei Papieren ein gutes Gefühl. Doch Vorsicht: Kontoauszüge gehören nicht bedenkenlos ins Altpapier. Darauf befinden sich viele persönliche Daten wie Name, Adresse und Kundennummer, mit denen Kriminelle leicht Missbrauch betreiben können. Deshalb gehören Kontoauszüge auch in den Reißwolf.
Fazit:
Privatleute haben nur selten einen Grund, ihre Kontoauszüge aufzuheben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte seine Ausdrucke im Rahmen der gesetzlichen Gewährleistungsfristen aufheben. Kein Kontoauszug geht verloren: Banken und Sparkassen archivieren sie für ihre Kunden mehrere Jahre. Wer Online-Banking nutzt, kann diesen Service häufig kostenfrei nutzen.