Gutes Benehmen gehört im Berufsalltag dazu. Was im privaten Umfeld als angemessen gilt, muss es im beruflichen längst nicht sein. Wer sich im Büro nicht an bestimmte Regeln halten kann, kommt unter Umständen beruflich nicht weiter. Denn wenn der Arbeitgeber befürchten muss, dass sein Mitarbeiter das Unternehmen nicht adäquat repräsentiert, wird dieser auch nicht mit einer Führungsposition bedacht. Die fachliche Qualifikation allein reicht da nicht aus.
Der erste Eindruck
Wenn es um das angemessene Benehmen und die Etikette geht, kommt man an Adolph Freiherr von Knigge nicht vorbei. In seinem Werk „Über den Umgang mit Menschen“ gibt er den Bürgern seiner Zeit einen Leitfaden für ein höfliches und respektvolles Miteinander an die Hand. Alle sollten zivilisiert und konfliktfrei miteinander umgehen. Und das funktioniert am besten, wenn man Situationen richtig einschätzt und sich dementsprechend benimmt.
Es fängt schon alles mit dem ersten Eindruck an. Das gilt am ersten Arbeitstag genauso wie beim Business Meeting mit dem Kunden. Am ersten Tag im Büro müssen die vielen Eindrücke, die auf einen einströmen, erst einmal verarbeitet werden. Ähnlich ist die Situation beim Kunden. Hier gilt es, den Arbeitgeber angemessen zu repräsentieren. Bleiben Sie offen, freundlich und haben Sie ein Lächeln auf Ihren Lippen. Ihren Einstand sollten Sie übrigens erst nach der Probezeit feiern. Informieren Sie sich am besten vorher, was bei Feierlichkeiten in dem Unternehmen üblich ist.
Begegnungen richtig meistern
Jeder kennt es wahrscheinlich: Noch nicht richtig wach, trifft man auf dem Weg zur Arbeit schon auf die ersten Kollegen. Auch wenn Sie ein Morgenmuffel sind, versuchen Sie, die Situation souverän zu meistern. Nehmen Sie Kontakt auf und warten Sie auf Ihren Kollegen oder Ihre Kollegin, wenn Sie im gleichen Bus oder U-Bahn-Wagen wie dieser bzw. diese sitzen. So ergibt sich manchmal die eine oder andere Fahrgemeinschaft.
Für viele Menschen im Büro der Graus schlechthin: die Fahrstuhl-Falle. Das Zusammentreffen auf engstem Raum löst bei vielen Beklemmungen aus. Wichtig ist: Grüßen Sie, wenn Sie den Aufzug betreten, und verabschieden Sie sich, wenn Sie ihn verlassen. Small Talk ist erwünscht, muss aber auch nicht sein. Nach der Begrüßung sich zur Tür umzudrehen, ist erlaubt. Niemand erwartet, dass Sie den Unterhalter spielen.
Am Telefon freundlich und zuverlässig
Auch am Telefon heißt es: freundlich und ruhig bleiben. Melden Sie sich mit dem Namen Ihres Unternehmens und Ihrem eigenen sowie einer gängigen Begrüßungsformel. Nach dem Gespräch freundlich verabschieden und den Hörer nicht auf die Gabel knallen – bzw. überstürzt als erster das Gespräch beenden. Warten Sie lieber ein paar Sekunden, bis die andere Seite aufgelegt hat. Wenn Sie in einer Angelegenheit nicht weiterhelfen können, verweisen Sie an den entsprechenden Kollegen und leiten den Anruf zu diesem weiter. Falls Sie gerade keine Zeit haben und einen späteren Gesprächstermin anbieten, halten Sie diesen auch ein.
Hinweis: Bei Meetings sollten Sie Ihr Handy ausstellen oder wenigstens auf Vibrationsalarm schalten. Wenn Sie sehen, dass ein wichtiger Anruf reinkommt, entschuldigen Sie sich und verlassen Sie den Raum. Wenn es möglich ist, rufen Sie später zurück.
Netiquette
E-Mail-Korrespondenz gehört in vielen Berufen zum Alltag. Auch hier sollten ein paar einfache Regeln eingehalten werden. Eine E-Mail sollte genauso sorgfältig verfasst werden wie ein Geschäftsbrief. Die Anrede- und die Abschiedsformel sollten stimmen, genauso wie die Rechtschreibung und Grammatik. Emoticons gehören in keine offizielle E-Mail, dort wirken sie unprofessionell. Vermeiden Sie auch Abkürzungen oder ungewöhnliche gestalterische Mittel.
Wer regelmäßig E-Mails erhält, sollte diese auch schnell beantworten. Morgens, mittags und vor dem Feierabend sollte das Postfach kontrolliert werden. Falls Sie ein paar Tage nicht im Büro sind: Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein, die automatisch mitteilt, wann Sie wieder erreichbar sind.
Unter Kollegen
Mit den lieben Kollegen verbringt man oft die meiste Zeit des Tages und man hat sie sich in der Regel nicht ausgesucht. Damit die Zusammenarbeit harmonisch verläuft, sollten ein paar Dinge beachtet werden. So sollten Sie die Privatsphäre des anderen beachten. Das ist im Büro vor allem der Schreibtisch. Hier wird nichts weggenommen oder einfach abgestellt. Auch bei körperlicher Nähe sollten Sie zurückhaltend sein. Eine Armlänge Abstand empfinden die meisten Menschen als angenehm. Eine gewisse Distanzzone entspannt das Miteinander.