Azubi-Knigge: So klappt der Start ins Berufsleben

Mit der Zusage für einen Ausbildungsplatz ist die erste Hürde auf dem Weg in ein erfolgreiches Berufsleben genommen. Ab jetzt werden im Betrieb und in der Berufsschule alle wichtigen fachlichen Kompetenzen vermittelt, die für den Ausbildungsberuf benötigt werden. Doch auch die zwischenmenschlichen Kompetenzen sind wichtig. Erfahren Sie hier, wie Sie diese erfolgreich ausbauen können.

Im Laufe des Berufslebens lernt man, mit den verschiedensten Situationen professionell umzugehen. Der Ausbildungsbetrieb erwartet von Berufsstartern die Bereitschaft, sich mit der eigenen Persönlichkeit auseinander zu setzen und den Umgang mit schwierigen Situationen zu reflektieren. Nicht selten fühlen sich Auszubildende jedoch überfordert und wünschen sich ein paar Tipps vom Betrieb zum Verhalten in der Ausbildung. Denn zu Anfang sind sie häufig noch unsicher, was richtig und was falsch ist. Das betrifft die Begrüßung von Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden genauso wie Business-Dresscodes oder geschäftliche Telefonate. Unser Azubi-Knigge dient als kleine Praxishilfe für alle, die eine Ausbildung beginnen.

Knigge-Tipp 1: Gut vorbereitet am Ausbildungsplatz erscheinen

Schon vor Beginn der Ausbildung gibt es einige Dinge, die Sie erledigen sollten. Einige Berufe verlangen einen Checkup vom Arzt – vereinbaren Sie in diesem Fall frühzeitig einen Termin beim Hausarzt. Die kostenlose Familienversicherung über die Krankenkasse der Eltern fällt mit Beginn der Ausbildung weg, Sie müssen sich also selbst um eine Krankenversicherung kümmern. Über die Krankenkasse erhalten Sie den Sozialversicherungsausweis, den vor allem Auszubildende im Baugewerbe und der Gastronomie häufig benötigen, um nachzuweisen, dass sie legal beschäftigt sind. Der Ausbildungsbetrieb benötigt zudem Ihre Steuer-Identifikationsnummer: In der Regel haben Ihre Eltern ein Schreiben vom Finanzamt erhalten, in dem Ihnen eine Nummer zugeteilt wurde.

Knigge-Tipp 2: Pünktlichkeit beachten

Damit Sie garantiert pünktlich erscheinen, sollten Sie schon vor Ihrem ersten Arbeitstag genau wissen, wie Sie zu Ihrem Betrieb kommen und wie viel Zeit Sie für die Strecke benötigen. Ob zu Fuß, mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln: Probieren Sie vorher aus, wie lange Sie brauchen. Gerade am ersten Arbeitstag und in der Anfangszeit der Ausbildung ist es nicht verkehrt, ein wenig mehr Zeit einzuplanen. Falls Sie zu früh da sind, nutzen Sie die Gelegenheit und lernen Sie die Umgebung Ihres Ausbildungsbetriebes kennen. Außerdem dämpft ein großzügiger Zeitpuffer bei vielen Auszubildenden die Aufregung vor dem ersten Tag.

Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit gehören zu den wichtigsten Knigge-Regeln für die Ausbildung. Insbesondere im Umgang mit Kunden spielt dies eine wichtige Rolle. Unpünktlichkeit hinterlässt einen schlechten Eindruck und sorgt auch für den Auszubildenden selbst für einen schlechten Start in die Ausbildung bzw. in den Arbeitstag.

Knigge-Tipp 3: Die Kleiderfrage

Auf den ersten Eindruck kommt es an, sagt der Volksmund. Wichtig in der Ausbildung ist deshalb auch die Wahl der passenden Kleidung. Der Knigge gibt Azubis und Berufstätigen bei diesem Thema keine strikten Regeln mit auf den Weg – welche Kleidung die richtige ist, hängt vor allem davon ab, welcher Beruf erlernt wird. Die wenigsten Gedanken müssen Sie sich machen, wenn der Betrieb Arbeitskleidung vorgibt. Das ist zum Beispiel im Baugewerbe, in Kfz-Werkstätten, Laboren oder auch bei Köchen, Konditoren oder Bäckern üblich.

Wenn es keine feste Berufsbekleidung oder offiziellen Dresscode gibt, orientieren Sie sich am besten an den Kollegen oder fragen Sie vor Ausbildungsbeginn nach. Wenn Sie viel Kundenkontakt haben, etwa im Verkauf oder in der Beratung, sollten Sie auf einen gepflegten Gesamteindruck achten. Als unpassend werden häufig Shorts, zu enge Hosen oder bauchfreie Shirts empfunden. Das Gleiche gilt für zu lange Fingernägel oder sehr auffällige Schmuckstücke und Accessoires.

Knigge-Tipp 4: Small Talk

Kleine Gespräche unter Kollegen sind in vielerlei Hinsicht wichtig. Darüber lernen Sie schnell und einfach das Team besser kennen. Außerdem vermitteln Sie auf diese Weise einen offenen und kommunikativen Eindruck von sich. Vor allem aber hilft Small Talk Berufsanfängern dabei, ein berufliches Netzwerk aufzubauen und Teil des Teams zu werden.

Bei allem was über den Small Talk hinausgeht, sollten Sie sich zurückhalten – insbesondere, was Klatsch und Tratsch unter Kollegen angeht. Lästereien über Ausbilder, Vorgesetzte oder das Unternehmen sind totales Tabu. Dasselbe gilt für brisante Details Ihres Privatlebens. Nicht alles, was Sie in Ihrer Freizeit machen, müssen Ihre Kollegen wissen. Gespräche über sensible Themen wie Geld und Politik sollten Sie ebenfalls vermeiden.

Wenn es doch einmal passiert, dass Sie in ein Fettnäpfchen treten, bleiben Sie ruhig und freundlich und entschuldigen Sie sich. Generell gilt im Umgang mit Kollegen und Kunden vom ersten Tag an: Ein höfliches Auftreten bringt Sie immer weiter.

Knigge-Tipp 5: Eigeninitiative zeigen

Der Beginn einer Ausbildung bedeutet für junge Menschen eine Umstellung der Lebensgewohnheiten. Gerade wer früher als zu Schulzeiten aufstehen muss, hat häufig am Morgen mit sich zu kämpfen. Trotzdem sollten Sie auf der Arbeit vom ersten Tag an Eigeninitiative zeigen und den Eindruck vermitteln, dass Sie mit Interesse bei der Sache sind. So können Sie zum Beispiel aus eigenem Antrieb darum bitten, dass Ihnen Arbeitsvorgänge, Programme oder Maschinen erklärt oder Aufgaben gegeben werden. Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstehen.

Auf jeden Fall sollten Sie immer ein Notizheft bei sich haben, um alles Wichtige zu notieren. Gerade in der Anfangszeit erhalten Auszubildende so viele Informationen, dass es gut ist, wenn sie diese noch einmal nachlesen können.

Knigge-Tipp 6: Richtig telefonieren

Auch Telefonieren will gelernt sein. Egal, ob Sie mit Kollegen, Kunden oder einem anderen Unternehmen telefonieren, auch hier ist Freundlichkeit und Höflichkeit das A und O. Wenn Sie im Betrieb angerufen werden, sollten Sie sich immer mit Ihrem Vor- und Nachnamen sowie dem Namen des Unternehmens melden. Manche Betriebe haben eine für alle Mitarbeiter gültige Grußformel, erkundigen Sie sich am besten danach. Legen Sie sich etwas zum Schreiben bereit: Oft gibt es etwas zu notieren, was Sie an einen Kollegen weitergeben müssen. Wenn der Anrufer einen Rückruf wünscht, notieren Sie sich folgende Punkte:

• Name des Anrufers
• Rückrufnummer
• Zeit des Telefonats
• Name des Kollegen, den der Anrufer eigentlich erreichen wollte
• Zeit, zu der der Anrufer am besten zu erreichen ist
• Grund des Anrufs

Ein heikles Thema auf der Arbeit sind Privatgespräche. Auf der sicheren Seite ist, wer sein Smartphone während der Arbeitszeit in der Tasche lässt. Denn in vielen Betrieben sind Privatgespräche während der Arbeitszeit tabu. Das gilt für das eigene Handy genauso wie für das Festnetztelefon im Betrieb. In der Regel ist es aber kein Problem, wenn Sie in der Pause an einem dafür geeigneten Ort telefonieren.

Knigge-Tipp 7: Der richtige Umgang mit E-Mails

Im Knigge für die Ausbildung darf heute das korrekte Handling des E-Mail-Verkehrs nicht mehr fehlen. Grundsätzlich sind E-Mails für geschäftliche Angelegenheiten gedacht. Verabredungen zum Mittagessen dagegen sollten lieber persönlich oder über einen intern genutzten Instant-Messaging-Dienst erfolgen.

In dringenden Angelegenheiten ist die E-Mail nicht unbedingt die richtige Wahl. Greifen Sie in solchen Fällen am besten zum Telefon. Überprüfen Sie während der Arbeitszeit Ihre E-Mails in festen Abständen. Auf diese Weise können Sie auf wichtige Dinge schnell reagieren. Wenn Sie länger als 24 Stunden keinen Zugriff auf Ihre E-Mails haben, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz hinterlegen.

Geht es um das Verfassen einer geschäftlichen E-Mail, sollten Sie sich kurzfassen und auf den Punkt kommen. Eine E-Mail sollte im besten Fall nicht mehr als zehn Zeilen haben und nur ein Thema umfassen, welches in der Betreffzeile aufgenommen wird. Auf persönliche Kritik oder ironische Zweideutigkeiten sollten Sie generell verzichten: Heikle Angelegenheiten klären Sie besser in einem persönlichen Gespräch. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Sie personenbezogene Daten wie Gehaltslisten oder Gesundheitsdaten via E-Mail verschicken. Generell sollten wichtige, geschäftliche Nachrichten nur über gesicherte Verbindungen oder verschlüsselt verschickt werden. Auch beim E-Mail-Verkehr müssen Sie den Datenschutz beachten.

Einer der wichtigsten Azubi-Tipps zum E-Mail-Verkehr: der finale Check des Geschriebenen. Ähnlich wie bei der Bewerbung um den Ausbildungsplatz sollte bei einer E-Mail auch eine letzte Kontrolle vorgenommen werden, am besten nach folgenden Punkten:

• Handelt es sich um den korrekten Empfänger?
• Bezieht sich die Betreffzeile auf den Inhalt?
• Stimmen Rechtschreibung und Grammatik?
• Können Empfänger auf verlinkte Dokumente in der E-Mail zugreifen?
• Stimmen Signatur und Grußformel?
• Sind die Anhänge vorhanden?

Knigge-Tipp 8: Vorsicht im Netz

Sich an den Knigge für die Ausbildung zu halten, ist nicht nur während der Arbeitszeiten ratsam. Grundsätzlich gilt auch für die Aktivitäten in sozialen Netzwerken in der Freizeit: Nichts Negatives über das Unternehmen, die Arbeit oder die Kollegen posten. Auch interne Angelegenheiten gehören nicht ins Netz. Es gilt die goldene Regel: Was Sie jemandem nicht persönlich sagen würden, sollten Sie auch nicht in sozialen Netzwerken posten. Ähnliches gilt auch für Ihre Fotos, Ihre Kommentare und „Gefällt mir“-Klicks: Einmal online, lassen sich Bilder und Posts nur schwer wieder zurücknehmen. Selbst, wenn Sie sie löschen, können sie noch irgendwo im Netz kursieren.

Überprüfen Sie deshalb auch regelmäßig die Privatsphäre-Einstellungen Ihrer Profile. Nicht selten suchen Unternehmen im Netz nach geeigneten Fachkräften oder Informationen über Bewerber. Verfängliche Party-Fotos oder dergleichen machen einen schlechten ersten Eindruck.

Knigge-Tipp 9: Das Feedback-Gespräch

In der Ausbildung finden regelmäßige Feedback-Gespräche statt. Viele Auszubildende sind angesichts dieser Gespräche nervös. Dabei nützen sie ihnen und dem Unternehmen. In der Regel bereiten sich beide Seiten mithilfe eines Fragebogens auf das Gespräch vor. Er unterstützt bei der Reflektion eigener Schwächen und Stärken und bei der Suche nach Lösungen für Probleme.

Im Feedback-Gespräch sollten Sie ein offenes Ohr für Kritik haben. Wenn Ihr Ausbilder Sie auf Fehler hinweist, kann Ihnen das helfen – schließlich hat jeder Mensch Schwächen und kann sich verbessern. Wie bei all unseren Tipps zur Ausbildung gilt auch hier, und zwar für beide Seiten: Freundlich bleiben und nicht persönlich werden. Wenn Sie sich in Ihrer Persönlichkeit kritisiert sehen, sollten Sie Ihren Ausbilder darauf hinweisen. Bei dem Gespräch sollte es um Ihre berufliche Leistung gehen.

Im Feedback-Gespräch kommt es auf den Dialog an. Eine umfassende Einschätzung Ihrer beruflichen Situation ist nur möglich, wenn auch Sie mitteilen, was Ihnen möglicherweise fehlt. Da diese Gespräche in der Regel protokolliert werden, sollten Sie darauf achten, dass alles richtig niedergeschrieben wird. Grundsätzlich sollten Sie das Feedback vom Ausbilder nicht als reine Kritik ansehen. Wenn Sie wissen, wie Ihre fachlichen und sozialen Kompetenzen eingeschätzt werden, wissen Sie, wo Sie stehen und wie Sie sich in Zukunft verbessern können.

Knigge-Tipp 10: Die eigenen Rechte und Pflichten kennen

Zu den wertvollsten Tipps zur Ausbildung gehört es, die eigenen Rechten und Pflichten zu kennen. So vermeiden Sie nicht nur Fehlverhalten Ihrerseits, sondern auch, dass Sie vom Betrieb unfair behandelt werden. Betrieb und Ausbilder haben Ihnen gegenüber ebenfalls Rechte und Pflichten.

Besonders wichtig: Auszubildenden kann in der Probezeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden. Das passiert schnell, wenn in dieser Zeit regelmäßig die Pflichten verletzt oder vernachlässigt werden – beispielsweise, wenn Sie unentschuldigt auf der Arbeit fehlen. Aber auch die Teilnahme am Berufsschulunterricht, das sorgfältige Ausführen von Aufgaben und die Wahrung von Betriebsgeheimnissen sind wichtige Pflichten.