Digital ist besser, das gilt auch im Büro. Wenn Unterlagen und Dokumente auf dem Computer zugänglich sind, können Sie in vielen Bereichen Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen. Informationen sind digital weitaus einfacher zu finden, die Kosten sinken und es entstehen völlig neue Möglichkeiten bei der Teamarbeit. Ein positiver Nebeneffekt ist außerdem, dass mit Abschaffung der Zettelwirtschaft fast schon automatisch mehr Ordnung auf dem Schreibtisch einkehrt – und nachhaltiger ist das papierlose Büro auch.
Mit digitalen Alternativen Papier überflüssig machen
Wo Papier über Jahre wie selbstverständlich eingesetzt wird, sind digitale Lösung häufig die besseren. Das beginnt bei einfachen Notizzetteln und hört bei buchhalterischen Vorgängen auf. Schnelle Erfolge lassen sich sowohl am eigenen Schreibtisch als auch im Beruf erzielen. Dies sind Beispiele für vermeidbare Papierquellen:
- Unnötiges Drucken: Präsentationen, Merkzettel und Handouts werden gerne ausgedruckt und landen nach wenigen Stunden wieder im Papierkorb. Das muss häufig nicht sein.
- Reminder und Notizzettel: Das Bild ist in fast allen Büros zu sehen: Klebezettel am Monitorrand. Das muss nicht sein. Jedes Betriebssystem bietet eine digitale Version der papiernen Gedächtnisstützen.
- Korrespondenzen: Geschäftliche Korrespondenzen finden nach wie vor zu einem beachtlichen Teil auf dem Postweg statt. Das muss nicht sein. Denn in vielen Bereichen besitzen auch digitale Inhalte rechtliche Gültigkeit.
Sowohl Privatkunden als auch Firmen können mit dem Naspa-Online-Banking und dem elektronischen Postfach das Papieraufkommen verringern. Denn Kontoauszüge und Transaktionen werden übersichtlich und gebündelt online dargestellt. Sie müssen nicht mehr nach Auszügen suchen und auch der Weg in die Filiale erübrigt sich.
Hinweis: Im Zweifelsfall ist abzuklären, welche Belege und Korrespondenzen auch in elektronischer Form vor dem Gesetz Bestand haben. Elektronische Ausgangsbelege besitzen beispielsweise ebenso rechtliche Gültigkeit wie geschäftliche Angebote. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 gelten auch elektronische Rechnungen. Eine spezielle Signatur wird nicht benötigt.
Altlasten beseitigen: Digitalisierung von Unterlagen
Wo viel Papier vorhanden ist, sollte erst einmal eine Bestandsaufnahme gemacht werden. Welche Unterlagen liegen vor? Was wird gebraucht und was kann in den Papierkorb wandern? Ist das erledigt, kann die Digitalisierung der Dokumente beginnen. Im Handel werden Scanner mit ganz unterschiedlichen Funktionen und entsprechend großer Preisspanne angeboten.
Eine besonders wichtige Funktion ist der Einzelblatteinzug. Achten Sie dabei nicht bloß auf die Geschwindigkeit (Seiten pro Minuten), sondern auch die Art der Papierformate, die der Scanner verarbeiten kann. So ist es häufig wichtig, Kassenzettel zu digitalisieren. Bei beidseitig bedruckten Blättern sollte außerdem eine Duplex-Funktion vorhanden sein. Bei der Softwareausstattung des Scanners ist die Texterkennung (OCR) ein Muss und in der Regel auch bei Geräten in niedrigeren Preisklassen vorhanden. Weitere wichtige Funktionen sind:
- Automatische Erkennung des Papierformats
- Bildverarbeitungsfunktionen
- Korrektur schräg eingezogener Seiten
- Digitalisierung in den Formaten PDF, ePub, JPEG, TIFF
Die digitale Dokumentenverwaltung
Wenn die Dokumente digital vorliegen, gilt es, sie in einem nachvollziehbaren System aus Ordnern und Unterordnern abzulegen. Der Papierkrieg ist nach dem Einscannen zwar vorbei, aber auch auf der Festplatte kann Chaos aufkommen. Entscheidend ist eine nachvollziehbare Benennung der Dokumente. Beim Suchen der Dateien auf der Festplatte bzw. dem Server bieten die Betriebssysteme Windows und Mac OS eine Reihe von Möglichkeiten. Sie können beispielsweise sowohl nach Dateinamen als auch nach Dateiinhalten suchen. Darüber hinaus gibt es auf dem Markt eine Reihe von Software-Lösungen zur Dokumentenverwaltung. Mit ihnen bekommt das papierlose Büro eine Reihe von neuen Funktionen: Dokumente lassen sich bündeln, Daten statistisch auswerten und die Verwaltung lässt sich über Metadaten organisieren. Beispiele für solche Programme sind Evernote und DEVONthink (letzteres nur für MacOS).
Fazit zum papierlosen Büro: Geringer Aufwand, großer Effekt
Es genügen kleine Maßnahmen, um das Papieraufkommen deutlich zu verringern. Die Effekte sind teils erheblich:
- Kosten sinken
- Platz und Zeit werden gespart
- Arbeitsprozesse werden effizienter
- Umweltbelastung sinkt